Typischer Ablauf einer DPP Transaktion

1. Der Anwender füllt ein Formular aus und tippt mit dem Kugelschreiber auf das Senden Symbol auf dem Formular
2. Der Kugelschreiber sendet die gespeicherten Vektordaten (Position, Richtung und Zeit) über Bluetooth an ein Mobiltelefon
3. Das Mobiltelefon bestätigt den Empfang, der Stift vibriert kurz und das Mobiltelefon sendet die Daten an unseren Server (kann jedoch auch beim Kunden stehen)
4. Der Server wertet die Daten aus, führt eine Texterkennung durch und sendet die Daten als PDF und XML Datei an eine zentrale Mailadresse
5. Der CT-PEN FormCommander übernimmt diese Daten aus einem speziellen Mailpostfach und wertet diese aus. Anhand der Daten wird an den Anwender eine Mail mit der XML und PDF Datei gesendet und bei einer Fax- oder SMS Weiterleitung an die im Formular angegebene Telefonnummer entsprechend weitergeleitet. Dazu wird ein CT-PEN empfohlener Fax- und SMS Provider verwendet.

Was versteht man unter dynamischen Formularen?

Dynamische oder pre-populated Formulare ermöglichen den Druck von auftrags- und kundenspezifischen Daten auf Formularen und die eindeutige Zuordnung beim Eingang der Daten in die Verwaltungssoftware nach dem Ausfüllen und Versenden durch den User. Je nach verwendetem Raster können die Formulare auch nachträglich noch geändert werden, auch wenn diese bereits versendet worden sind.

CT-PEN erstellt dabei das Grundformular. Die auf dem Formular auszudruckenden Daten wie Kunden oder Patientendaten werden über eine XML Schnittstelle in das jeweilige Formular gedruckt.
Diese Daten werden nach dem Ausfüllen des Formulars mit dem Stift über die XML Schnittstelle mit den zusätzlich handschriftlich erfassten Daten wieder an das System zur weiteren Verarbeitung zurückgesendet.

Änderungen in bereits abgeschlossenen Formularen

Das System kann in zwei verschiedenen Varianten angeboten werden, dabei werden verschiedene Rasterlizenzen für die Formulare verwendet:

Unique pattern: Jede Seite ist absolut einzigartig im Rasteraufbau, es ist für jede einzelne Seite eine Rasterlizenz erforderlich

Copied pattern: Jede Seite hat das gleiche Raster, es ist nur eine Lizenz erforderlich

Wenn keine nachträglichen Änderungen in Formularen nach dem Senden notwendig sind, kann eine etwas kostengünstigere Variante des Rasters (Copied pattern) verwendet werden.

Andernfalls ist es möglich die Formulare nachträglich beliebig abzuändern und diese beliebig oft erneut zu senden.

Vorteile

Mit diesem System lassen sich sehr flexibel für jeden Geschäftsfall individuelle Formulare drucken. Das Basisformular mit dem Raster bleibt dabei immer gleich.
Die Daten können auch per Email als PDF an den Außendienstmitarbeiter gesendet und dann mit einem zertifizierten Drucker (OKI) ausgedruckt werden. Der Mitarbeiter muss sich also die Aufträge nicht abholen und die fertigen Aufträge nicht mehr per Post, Fax o.ä. an die Zentrale senden. Die Daten stehen sofort nach der Auftragseingabe zentral als PDF und XML zur Verfügung.

Schrifterkennung

Die Erkennungsrate der Handschrifterkennung ist sehr hoch und kann bis beinahe 100% erreichen, dennoch gilt es zu beachten, dass die Schriftumwandlung nur bei einem entsprechend sauberen Schriftstil funktionieren kann.

Bei handschriftlichen Notizen ist die Erkennung vom Schriftstil des jeweiligen Schreibers abhängig. Die Erkennungsrate ist dann weniger zuverlässig als bei Formularfeldern, kann jedoch immer noch sehr hoch sein.

Da für die Erkennung nie eine 100%ige Garantie abgegeben werden kann, ist eine optische Verifizierung unumgänglich, vor allem wenn die Daten in ein EDV-System übergeleitet werden. Diese Überprüfung kann in der bereits vorhandenen Software durchgeführt werden bzw. liefern wir entsprechende Schnittstellen.
Wörterbücher für Formularfelder

Zur besseren Erkennung der erfassten Daten ist es möglich, eine Vergleichstabelle für die Texter-kennung von bestimmten Formularfeldern zu hinterlegen. Wenn z.B. Artikelnummern erfasst werden, kann für diese Felder auf dem Formular der komplette Artikelstamm für die Optimierung der Texterkennung hinterlegt werden. Die Texterkennung kann dadurch wesentlich sicherer die handschriftlich erfassten Artikelnummern zuordnen. Es wird das Ergebnis der Textanalyse mit dem Artikelstamm verglichen. Sollte der Prozentsatz der Texterkennung unter einem bestimmten Wert liegen, wird nach der am besten passenden Artikelnummer gesucht und diese vorgeschlagen.
Sicherheit

Datensicherheit

Wir können unseren Kunden höchstmögliche Sicherheit für ihre Daten gewährleisten. Dazu verwenden wir zur Übertragung und Speicherung der Daten die besten Verschlüsselungstechnologien. Außerdem können wir durch organisatorische Maßnahmen die Daten für Außenstehende von der Kommunikation völlig ausnehmen.

Die komplette Technik kann direkt beim Kunden installiert und betrieben werden

Wir stellen unseren Kunden auf Wunsch den kompletten Server inkl. sämtlicher Software die für den Betrieb notwendig ist, zur Integration ins eigene Netzwerk zur Verfügung. Als Betriebssystem für die Serversoftware wird Linux (CentOS oder Red Hat) verwendet. Auf Wunsch ist selbst für uns der Zugriff nur unter Beisein eines Sicherheitsbeauftragten möglich.

Durch dynamische Formulare
Da lediglich die ausgefüllten Daten gesendet werden, jedoch nicht die gedruckten Basisdaten auf dem Formular, ist das System äußerst sicher in der Anwendung. Im gesamten Durchlauf der Daten ist es deshalb nur in der Firmenzentrale möglich die Daten wieder zuzuordnen.
Die Personaldaten und die einzelnen Arbeitsgänge werden auf das leere Formular gedruckt.

Das komplette FormCommander System kann beim Kunden völlig eigenständig ohne Installation inkl. Webserver auf einem geschützten Memorystick ausgeführt werden.

Webinterface auf dem Telefon zur Kontrolle der Daten

Für spezielle Anwendungen kann auf dem Telefon zur Bestätigung der gesendeten und verarbeiteten Daten ein Dialog dargestellt werden. In diesem Dialog können z.B. Texte korrigiert, Fotos oder andere Dateien zum Formular angehängt oder Bestätigungen mittels Checkboxen abgefragt werden. Diese Anwendungen müssen von uns speziell auf der Serversoftware programmiert werden und werden nach Aufwand verrechnet.

Webinterface auf dem Server zur Kontrolle der Daten

Zur Kontrolle und weiteren Verarbeitung können die Daten auch direkt auf unserem Server bearbeitet werden.

Diese Verarbeitung der Daten unterscheidet sich vom Webinterface im FormCommander System. Die Daten werden dabei vor dem Versenden auf dem Server verarbeitet und erst nach Bestätigung durch den Anwender weiterversendet.

Dieses Webinterface kann über jeden beliebigen Browser angesprochen werden und wird von uns ebenfalls nach Aufwand verrechnet.

Demo Anwendungen

In FormCommander sind verschiedene Demoanwendungen integriert. Diese werden regelmäßig erweitert, neue Versionen stehen automatisch auf unserem Server zum Download bereit. Das Update kann problemlos über vorhandene Installationen ohne Verlust der Daten oder Einstellungen installiert werden.

Folgende Anwendungen stehen derzeit zur Verfügung:

• Freestyle Block
• Classic Block
• Sales Formular für Verkaufsaußendienst
• Service Formular für Reparatur und Service
• Advocat für Rechtsanwälte
• Timer für Zeiterfassung
• VCard Visitenkarten Demo

In Arbeit und demnächst verfügbar:

• Fahrtenbuch
• Diätenaberechnung
• Bautagebuch
• Komplettes Timersystem
• Pflegeleistungserfassung

Verfügbare Sprachen

• Arabic
• Chinese (Simplified)
• Chinese (Traditional)
• Danish
• Dutch
• English (Canada)
• English (GB)
• English (US)
• Finnish
• French (Canada)
• French (France)
• German
• Greek
• Italian
• Japanese
• Korean
• Norwegian
• Portuguese (Portugal)
• Portuguese (Brazil)
• Russian
• Spanish (Mexico)
• Spanish (Spain)
• Swedish
• Turkish